Comment tenir un comptoir d’échange ?

Pour obtenir un comptoir d’échange, voir avec le bureau de la Pêche.

Une formation sera assurée lors de la remise du premier comptoir mais un petit rappel ne fait jamais de mal.
Voici le mode d’emploi :

1) remise du comptoir
Le comptoir se compose d’enveloppes de 10, 20, 30, 40, 50 et 100 Pêches, d’une feuille pour enregistrer les adhésions, d’une autre feuille pour les échanges d’euros en pêches et de la feuille de bilan :

bilancomptoir

Cette feuille de bilan récapitule le nombre d’enveloppes par type (10 P, 20 P…) reçues à l’occasion de la remise du comptoir d’échange .
Elle servira au retour du comptoir pour faire le bilan, gardez la bien.
Elle est fournie en trois exemplaires dont un vert qui vous sert de reçu.

2) annonce sur le site
Un comptoir régulier est à annoncer dans la page dédiée, (à demander par mail au webmestre).

3) procéder à une adhésion/ré-adhésion
Pour toute adhésion/ré-adhésion faire remplir le formulaire.
Contrôler / faire compléter les informations et enregistrer l’adhésion.adhésioncomptoir

Pour les nouvelles adhésions, utiliser la partie gauche de la feuille (N° déjà notés).
Pour les ré-adhésions, utiliser la partie droite de la feuille.
Dans tous les cas, reporter nom, prénom, date, montant en P, E ou CHEQUE.On peut adhérer en Pêches, même la première fois en changeant tout de suite.

4) faire du change
Il faut être adhérent pour changer des euros en Pêches.
Pour tout change noter sur la feuille n°, nom, prénom, date, nombre d’enveloppes de chaque type vendues, total de Pêches reçues et somme versée en espèces ou chèque.
changecomptoir

La feuille est préremplie avec la quantité d’enveloppes reçues, on sait ainsi où on en est à tout moment.
Sortir les Pêches de(s) l’enveloppe(s), les compter devant l’adhérent, les lui remettre et garder les enveloppes.
Lui proposer de laisser quelques Pêches solidaires qui seront rendues en même temps que le comptoir d’échange. Noter les pêches solidaires reçues.

5) la gestion courante
– sans tarder, pour que les nouveaux adhérents reçoivent les lettres électroniques , les ajouter vous mêmes sur notre site (voir la procédure)
– pour faciliter et donc accélérer le traitement des comptoirs (saisie, dépôt en banque) remplir le tableur ci-joint pour les adhésions et les échanges que vous réalisez.

Deux onglets à renseigner
– un pour les nouvelles adhésions :
adhesionMerci de saisir les noms en majuscule, les autres avec initiale en majuscule.

– Un autre pour les changes :
change

6) retour du comptoir
Prendre rendez-vous 4-5 jours avant avec les bénévoles qui organisent les comptoirs.
Avant le rendez-vous contrôler et envoyer le tableau de saisie, préparer le bilan.

Compter les enveloppes non distribuées par type et reporter le nombre sur les feuilles bilan, multiplier par le nombre de Pêches par enveloppe et noter les résultats,  additionner.
Compter les espèces reçues pour du change, reporter dans les feuilles de change et de bilan, de même pour les chèques reçus pour du change.retourcomptoir

– Le total Pêches + espèces + chèques doit être égal au total des Pêches reçues,  à tout moment et donc bien sûr aussi pour le bilan.
– Reporter le dernier n° d’adhérent utilisé, le total de Pêches reçues pour les  adhésions, faire de même pour les espèces et les chèques reçus en adhésion.
– Lors de la remise du comptoir, ces éléments seront contrôlés et celui qui reçoit le comptoir date et signe les deux bilans dans la partie retour. Il en conserve un et l’autre sert de reçu.

7) bon à savoir
On ne partage pas le contenu d’une enveloppe.
On peut échanger un coupon de 50 Pêches contre une enveloppe de 50.
De même pour une enveloppe de 20 ou une enveloppe de 10 Pêches.

Les associations, entreprises et autres accepteurs adhérent directement et les adhésions sont transmises au bureau, elles ne sont pas comptées dans les comptoirs.
On peut aussi adhérer, et surtout ré-adhérer en ligne sur HelloAsso.